Podmiot kontrolujący: Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Podmiot kontrolowany: Muzeum Historycznego w Bielsku-Białej
Termin  kontroli: 29.11.2022 r. - 31.01.2023 r.
Zakres: kontrola z zakresu spraw organizacyjno-finansowych za lata 2020-2022
Protokół kontroli  z dnia 05.05.2023  r. znak: AU-KN.1711.14.2022, AU-KN.KW-00020/23

Zalecenia/wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia jednostki kontrolowanej.

1.     Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) w zakresie wynikającym z regulacji:

a)     art. 112 ust. 1 dotyczącego określania warunków udziału w postępowaniu oraz wymaganych od wykonawców środków dowodowych w sposób umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności poprzez jednolity zapis w treści ogłoszenia o zamówieniu oraz w specyfikacji warunków zamówienia;

b)     art. 281 ust. 1 pkt 7 dotyczącego zapisów specyfikacji warunków zamówienia, które powinny zawierać projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy.

2.     Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415) w zakresie prawidłowego określania okresu, za który wykonawca może wykazać spełnianie warunku posiadania stosownego doświadczenia, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia.

3.     Dochowywać należytej staranności w zakresie sporządzania dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem specyfikacji warunków zamówienia, ogłoszenia o zamówieniu oraz protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.     Uwzględnić w procedurach wewnętrznych dot. udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) rekomendacje określone w pkt 3.11 Standardów zawierania umów cywilnoprawnych z podmiotami zewnętrznymi przez jednostki organizacyjne Województwa Śląskiego (przyjętych uchwałą nr 923/120/VI/2020 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 22 kwietnia 2020 r.), w zakresie dochowania wymogów informacyjnych związanych z niezwłocznym upublicznianiem ogłoszenia o zamówieniu poprzez zamieszczanie na własnej stronie internetowej zaproszenia do składania ofert.

Powyższe upublicznienie powinno dotyczyć wszystkich zamówień objętych regulaminem wewnętrznym Muzeum.

5.     Wykazać w strukturze organizacyjnej Muzeum podległość służbową inspektora ochrony danych bezpośrednio najwyższemu kierownictwu jednostki.

6.     Przestrzegać procedur określonych w Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Muzeum nr 29/2011 z dnia 30.12.2011 r. w zakresie dotyczącym powoływania składu komisji inwentaryzacyjnej.